|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||
AGENDA TRAINING
|
||||||
SESI 1 : Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
=> Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
=> Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
=> Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
=> Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.
SESI 2 : Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5 S (5 R)
=> Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
=> Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat.
=> Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
SESI 3 : Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
=> 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
=> Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
=> Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
=> Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
=> Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
=> Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
SESI 4 : Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
=> Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
=> Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
=> Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.
|
SESI 5 : Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
=> Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
=> Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
=> Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
=> Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
=> Sistem indeks dan abjad dalam filing.
SESI 6 : Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
=> Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
=> Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
=>“Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
=> Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
=> Peringkat kinerja dan service level.
=> Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
=> Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
SESI 7 : Change Management Dalam Penerapan SOP Baru
=> Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
=> Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
=> Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
=> Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
SESI 8 : Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
=> Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
=> Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
=> Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:
(1) pembuatan tim,
(2) Rencana gemba Kaizen
(3) Rencana Implementasi
(4) Rencana pembudayaan.
|
|||||
|
||||||